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Vous avez besoin d’organiser une réunion de projet ou une conférence pour rassembler les parties prenantes et diffuser les résultats de votre projet ? ARTTIC vous soutient pour l’organisation logistique de votre événement et sa promotion.

Afin d’assurer le succès de votre événement, ARTTIC s’occupe de :

  • Tous les aspects logistiques :
    • Trouver le lieu approprié pour l’évènement ainsi que les solutions de transport et d’hébergement et négocier les tarifs les plus avantageux
    • Organiser des activités culturelles et sociales en marge de l’évènement (visite de lieux, évènements sportifs, cocktails, dîners, etc.)
    • Animer les réunions et coordonner les prestataires pendant toute la durée de l’événement.
  • Promouvoir l’événement :
    • Préparer les communiqués de presse, les brochures, les posters, le kit de communication pour l’évènement, le planning et le programme de l’évènement
    • Mettre en place un site Internet public dédié pour diffuser les informations relatives à l’évènement et permettre l’inscription en ligne (avec ou sans paiement) des participants
    • Diffuser l’information sur l’événement au sein du consortium et au-delà
  • Assurer la liaison régulière avec :
    • Le coordinateur de l’événement : tout au long de la préparation
    • Les participants : confirmer leur inscription, coordonner leur transfert entre l’aéroport ou la gare et les hôtels, s’assurer qu’ils ont reçu toute l’information nécessaire à leur participation
    • Les invités : suivre le remboursement éventuel de leurs frais de participation
    • Les sponsors et les exposants : s’assurer que leur matériel et leurs contributions financières sont reçues à temps.

Chaque événement nécessite un soin particulier : ARTTIC adapte son offre de services à vos exigences, à vos attentes et à vos besoins.

Pour plus d’information, n’hésitez pas à nous contacter.

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